Belgelendirme sırasında dikkat edilecek hususlar

TS-EN-ISO 9001:2015 BELGELENDİRME TETKİKİ SIRASINDA DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR
 
KURULUŞUNUZDATS-EN-ISO 9001:2015  Kalite Yönetim Sistemi (K.Y.S.)kurma faaliyetleri büyük bir hızla devam etmektedir.
Bu çalışmaların son aşaması olan Belgelendirme Tetkiki ,Yakın bir zamanda gerçekleşecektir. Belgelendirme Tetkikinin başarı ile sonuçlanması için tüm  çalışanlarımızın, aşağıda belirtilen faaliyetleri en kısa süre içinde uygulamaya koymaları ve belgelendirme sırasında da aşağıda belirtilen kurallara uyması gerekmektedir :
 
1-Tüm birimlerde Kalite Yönetim Sistemi  dışında kalmış ve kontrolsüz olarak çoğaltılmış doküman bulunmamalıdır.
 
2-Her birim tetkik sırasında kendisine verilen dokümanların güncel ve kontrollü nüshalarını ilgili yerinde bulundurmak ve sorulduğunda göstermek zorundadır.
 
3-Tüm bölümlerde adı geçen Kalite Kayıtları sorumluları tarafından düzenli, düzgün ve okunaklı olarak tutulmalıdır.
 
4-Tüm birimlerde çalışan personel, yaptığı işi kalite dokümanlarında belirtildiği şekilde ve sorulduğunda anlatmak üzere öğrenmiş olmalıdır.
5-Kuruluşumuzun Kalite Politikası ve Kalite Sloganları tüm çalışanlar tarafından bilinmeli ve yapılan faaliyetler Kalite Politikasına uygun olmalıdır.
6-Çalışanlar dışında, yönetici personelin görev tanımları, ilgililerin kolayca bulabilecekleri yerlerde bulundurulmalıdır.
7-Tetkikçilerin tüm sorularına doğru, açık ve anlaşılabilir cevaplar verilmelidir.
Uzun cevaplar yerine kısa, özlü ve açık cevaplar tercih edilmelidir.
8-Tetkik sırasında kesinlikle yalan-yanlış ve gerçek dışı cevaplar verilmemelidir.
9- Tetkikçinin sorusu anlaşılmadığında soru; teyit edilmeli, kesinlikle tahmini veya konu ile ilgisi olmayan cevaplar verilmemelidir.
10-          Tetkikçi soruyu kime soruyorsa o kişi cevap vermelidir.
Birim sorumlusu, yönetici veya yönetim temsilcisi de olsa başkasına sorulan bir soruya cevap vermemelidir.
11-          Tetkikçi tarafından, kendisi ile ilgili olmayan bir soru yöneltildiğinde o faaliyetin sorumlusunun kendisi olmadığını kibar ve nazik bir dille ifade etmelidir. 
12-          Başka birimin veya diğer çalışanların faaliyetleri ile ilgili tenkit edici sözler sarf edilmemelidir.
13-          Tetkik ekibine birimde çalışanların maharetleri, çalışkanlıkları, birimdeki makine/teçhizat ve cihazların ne kadar modern oldukları, kuruluşun kabiliyetlerini anlatmak yerine  kurulmuş bulunan TS-EN-ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi’nin işleyişi ve dokümanlara uygunluğu hakkında bilgi verilmelidir. Anlatılan faaliyetler Kalite Kayıtları ile ve gerektiğinde örneklerle gösterilerek ispat edilmelidir.
14-          Özellikle tetkik günlerinde Kalite Kayıtlarının tutulması,ortamın düzenlenmesi, temizlik ve  kalite kayıtlarının tutulmasına  daha çok dikkat edilmeli ve itina gösterilmelidir.
15-Tetkik heyetine ne kadar çok bilgi sahibi olduğunuzu değil dokümante edilmiş sistemi ne derecede uyguladığınızı gösterin. Biriminizde  tespit edilebilecek eksikliklerin ve bu eksikliklerin giderilmesi sorumluluğunun tüm birim personelinde olduğunu unutmayın. Tetkik Heyeti ile kesinlikle tartışmaya girmeyin.
16-     TS-EN-ISO 9001 belgesi almanın veya alamamanın sorumluluğunun bazı kişi ve birimlerde değil tüm birimlerde ve çalışanlarda olduğunu unutmayın. Başka birimlerin ve çalışanların hata ve eksikliklerine“ bu benim hatam değil ki”anlayışından kurtularak; yardım edici,  uyarıcı ve gerektiğinde düzeltici zihniyetle yaklaşın.
17-          Kuruluşumuzun gelişmesi ve sürekli iyileşmesi için önerilerinizi yazılı olarak üstlerinize ve Kalite Yönetim Birimine iletmekten çekinmeyin.
18-KURULUŞUNUZDA kurulmakta olan TS-EN-ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi sadece belge almak amacına yönelik  değildir. Müşterilerimizin ve çalışan personelin  tatmini ve mutluluğu için de gereklidir.
 
Tüm kuruluş  personeline çalışmalarında başarılar dileriz.
 
KADEM LTD. ŞTİ. Sami ÖZTÜRK
Yönetim Danışmanı